Organisaatiot hakevat usein ISO 9001 -sertifiointia laadunhallintajärjestelmälleen, koska asiakas vaatii, kilpailutus edellyttää tai kumppani kysyy asiasta. Harvemmin liikkeelle lähdetään ajatuksesta, että halutaan parantaa johtamista. Auditoijana näen kuitenkin, että juuri johtaminen on ISO 9001:n ytimessä, ja sen sisäistäneet organisaatiot saavat sertifioinnista enemmän irti.
Listaan alle seitsemän havaintoani.
1. Johdon sitoutuminen näkyy heti
Ensimmäisten tuntien aikana selviää, onko ISO 9001 johdon asia vai laatupäällikön oma projekti. Eroja on! Toisissa organisaatioissa johdon katselmuksissa tehdään päätöksiä, toisissa todetaan tyynesti asioita.
Kun johto on aktiivisesti mukana, laatu- ja kehitystavoitteet kytkeytyvät luontevasti liiketoiminnan tavoitteisiin. Jos heitä ei näy mailla halmeilla, järjestelmä jää irralliseksi.
2. Prosessien kuvaaminen paljastaa missä mennään
ISO 9001 suorastaan ‘pakottaa’ kirjoittamaan auki, miten oma organisaatio toimii. Saattaa äkkiseltään kuulostaa byrokratialta, mutta käytännössä näyttää olevan niin, että sertifiointi ja siihen valmistautuminen on usein ihka ensimmäinen kerta, kun kukaan katsoo kokonaisuutta. Antoisaa hommaa muuten.
Auditoinneissa kuulen usein kommentin siitä, että vasta kun sertifiointiin aletaan valmistautua, nähdään miten eri tiimit oikeasti arjessa toimivat. Samalla on helpompaa löytää päällekkäisyyksiä, työntekijöiden perehdytys helpottuu ja vastuutkin selkeytyvät.
3. Mittarit kertovat, mitä johdetaan
Fiksusti toimivissa laatujärjestelmissä mitataan asioita, joihin voidaan vaikuttaa. Kun mittarit ovat ymmärrettäviä koko organisaatiolle, tuloksista seuraa tarvittavia toimenpiteitä.
Parhaissa organisaatioissa mittareita käydään läpi säännöllisesti ja niistä keskustellaan avoimesti. Luku yksinään ei kerro mitään – olennaista on, mitä sen pohjalta päätetään tehdä.
Haasteita alkaa kertyä jos mittareita on niin paljon, ettei kukaan ehdi niitä analysoida. Tai jos mitataan sitä, mikä on helppo mitata, eikä sitä, mikä on liiketoiminnan kannalta olennaista.
4. Poikkeamat ovat arvokasta palautetta
Moni pitää poikkeamien kirjaamista velvollisuutena. Mietitäänpä tätä vielä. Näkisin, että edelläkävijäorganisaatioissa ne nähdään pikemminkin kehittämisen työkaluna. Ero näiden välillä on helppo tunnistaa.
Kun poikkeamista puhutaan avoimesti, syitä analysoidaan juuritasolle asti ja korjaavat toimenpiteet seurataan maaliin saakka, vanha tuttu käyttäjän virhe ei kelpaa selitykseksi. Moka, tässä tapauksessa siis poikkeama, on lahja. Tämä asenne mahdollistaa jatkuvan parantamisen, joka on ISO 9001 -standardin ydintä!
5. Asiakaspalautteen hyödyntäminen erottaa hyvät erinomaisista
Lähes kaikilta organisaatioilta löytyy jonkinlainen palautekanava. Monenlaista palautetta voidaan kerätä, mutta ISO 9001:n näkökulmasta olennaista on, mitä kerätyllä palautteella tehdään. ISO 9001 tarjoaa hyvät työkalut asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, jos taustalla on taito hyödyntää palautteita.
Kannattaa kysyä → Kerätäänkö palautteet yhteen paikkaan, jossa niitä on helppo analysoida? Päätyvätkö ne kehitystiimeille vai jäävätkö ne vain markkinointi- ja myyntiporukan tietoon? Näkyvätkö tunnistetut asiakastarpeet kehityssuunnitelmissa?
6. Johtamisjärjestelmän integrointi vähentää päällekkäistä työtä
Moni organisaatio harkitsee ISO 27001:n rinnalle ISO 9001 -sertifiointia – tai päinvastoin. Standardit jakavat saman rakenteen, joten integroitu auditointi on luonteva vaihtoehto.
Parhaissa tapauksissa yhteiset vaatimuskohdat – riskienhallinta, johdon katselmukset, sisäiset auditoinnit – voidaan yhdistää, ja auditointipäiviä säästyy.
Toisaalta näen myös tilanteita, joissa järjestelmät on rakennettu täysin erillään. Silloin integraatiosta ei saa välttämättä täyttä hyötyä ennen kuin johtamisjärjestelmän perusrakenteet on yhtenäistetty.
7. Sertifiointi kannattaa kääntää asiakaslupaukseksi
Sertifikaatti mainitaan tavanomaisesti verkkosivuilla ja tarjousmateriaaleissa, mutta siihen se sitten jääkin. Parhaat organisaatiot viestivät taitavasti myös siitä mitä ISO 9001 merkitsee heidän asiakkaalleen → parempaa toimitusvarmuutta, tasaista laatua ja läpinäkyviä prosesseja.
Kun tätä viestiä tukee parilla olennaisella mittarilla tai esimerkillä (ja myynti osaa sanoittaa asian), sertifiointi alkaa oikeasti tuoda hyötyä tarjouskilvassa, ja kilpailutuksissa.
Auditoijana toivon aina näkeväni järjestelmän, joka elää arjessa ja on sopiva asiakkaan omaan ympäristöön ja toimintaan. Sellaisen rakentaminen vaatii työtä, mutta se näkyy mukavasti sekä auditointihetkessä että asiakastyössä.
Jos ISO 9001 -sertifiointi on teillä ajankohtainen, ota yhteyttä, niin katsotaan mikä olisi teille hyvä etenemistapa.
Ville
—
Tytäryhtiömme Into Certification on akkreditoitu sertifiointielin, joka voi myöntää ISO 9001 -sertifikaatin. Lue lisää akkreditoinnistamme.