Suomalaiset tilitoimistot rakentavat asiakkaidensa kirjanpidon Kirjurin tilikarttojen ja kirjausohjeiden varaan. Kun palvelu kehittyi tekoälyn myötä ja sen merkitys asiakkaiden luottamuksellisen tiedon käsittelyssä kasvoi, pelkkä lupaus tietoturvasta ei enää riittänyt. Kirjuri halusi riippumattoman arvioinnin, jolla se voi osoittaa asiakkailleen, että tietoturvallisuuden hallinta on kansainvälisen standardin mukainen. Into Certification myönsi yhtiön tietoturvan hallintajärjestelmälle ISO 27001 -sertifikaatin.
Kirjuri on osa Floness Oy:tä, joka on keskittynyt taloushallinnon automaatioon ja tekoälyn hyödyntämiseen taloushallinnossa. Asiakaskuntaan kuuluu niin pieniä tilitoimistoja kuin Suomen kymmenen suurimman joukkoon kuuluvia alan toimijoita sekä julkisen ja yksityisen sektorin organisaatioita, jotka hoitavat kirjanpitonsa itse.
Kirjuria voikin kuvata suomalaisyritysten kirjanpidon näkymättömänä perustana. Liikekirjuri-tilikartasta on muodostunut alan vakiintunut käytäntö, ja suuri osa suomalaisista taloushallinto-ohjelmista pohjautuu siihen.
Tilikarttojen ja kirjausohjeiden rinnalle on tuotu tekoälypohjainen Kysy Kirjurilta -toiminto. Sen tietosisältöön kuuluvat muun muassa Verohallinnon ohjeet ja kirjanpitolautakunnan lausunnot, ja vastaukset perustuvat Kirjurin omaan, suljettuun tietosisältöön ja viranomaislähteisiin. Myös datasuvereniteetti on huomioitu. Alusta toimii Suomessa sijaitsevassa konesalissa, eikä sen käyttämä tekoälymalli ole yhteydessä ulkopuolisiin palveluihin.
Tilitoimistoala on luottamusbisnestä
Kirjurin palvelun ytimessä on tiedon luotettavuus. Tilitoimistot hakevat Kirjurista varmuutta siitä, että asiakkaan kirjaukset menevät oikein. Kun palvelussa käsitellään myös asiakkaiden luottamuksellista tietoa, luottamus ulottuu tiedon oikeellisuudesta sen suojaamiseen.
“Pienempiä tilitoimistoja ei aina kiinnosta itse sertifikaatti, mutta kaikkia kiinnostaa, että tiedot ovat luotettavia. Tilitoimistoala on luottamusbisnestä. Kun palvelu kehittyy tekoälyn myötä ja sinne tuodaan entistä enemmän asiakkaiden luottamuksellista tietoa, meidän on huolehdittava, että se on asianmukaisesti suojattu”, kuvaa Harri Puolitaival, Floness Oy:n toimitusjohtaja.
Hän näkee sertifioinnin myös keinona erottua markkinoilla, joille tekoäly tuo nyt nopeasti uusia toimijoita. Puolitaival on poikkeuksellisen kokenut tekoälyn hyödyntäjä. Hän on seurannut tekoälyn kehitystä vuosikymmeniä ja kirjoittanut aiheesta myös kirjan Tekoälybisneksen uudet työkalut (Alma Talent, 2019).
“Markkinoille tulee nyt paljon tekoälyn avulla nopeasti koodattuja ratkaisuja. Haluamme olla uskottava toimija – asiakkaan luottopelaaja – ja sertifikaatti erottaa meidät niistä, joilla koodia syntyy nopeasti, mutta tietoturvaosaaminen voi olla ohutta.”
Sertifikaatille oli myös konkreettinen asiakastarve. Osa asiakkaista edellyttää toimittajalta näyttöä tietoturvan tasosta, ja ISO 27001 voi olla myös edellytys kilpailutuksiin osallistumiselle.
”Sertifikaatti tuo myös meille omistajina ja vastuuhenkilöinä mielenrauhaa. Samalla se mahdollistaa sen, että voimme laajentaa toimintaamme säänneltyihin palveluihin”, Puolitaival sanoo.
ISO 27001 -sertifiointiprosessi eteni sujuvasti
Yhtiössä edettiin nopeasti päätöksestä käytännön toimiin. Päätös hakea ISO 27001 -sertifiointia tehtiin johtoryhmässä juuri ennen kesälomia. Elokuussa Kirjuri kilpailutti sertifiointielimiä ja valitsi auditoijaksi Into Certificationin. Sertifiointiauditoinnin ensimmäinen vaihe toteutettiin jo elokuun lopussa ja toinen kaksi viikkoa myöhemmin.
Erittäin haastavassa aikataulussa pysyttiin kolmen tekijän yhteispelin ansiosta.
- Perusasiat olivat hyvässä kunnossa. Organisaatioon, henkilöstöön, fyysiseen turvallisuuteen ja tekniikkaan liittyviä hyviä käytäntöjä oli noudatettu jo pitkään, joten työ keskittyi niiden kuvaamiseen ja jäsentämiseen hallintajärjestelmäksi. Käytössä on yli 80 kontrollia.
- Auditoinnit saatiin aikataulutettua joustavasti ja viestintä Inton kanssa oli sujuvaa.
- Kirjurin oma alusta mahdollisti hallintajärjestelmän tehokkaan dokumentoinnin ja ylläpidon.
”Vauhdikkaan etenemisen tukena oli oma Kirjuri-alustamme, jota käytimme dokumentointiin. Sama teknologia, joka pitää tilitoimistojen kirjausohjeet järjestyksessä, kokoaa meille tietoturvallisuuteen liittyvän dokumentaation. Vaatimukset linkittyvät saumattomasti toteutukseen, muutoshistoriasta näkee, kuka teki mitä ja milloin, ja näyttö tallentuu aikaleimattuna oikeaan rekisteriin”, Puolitaival kuvaa.
Auditointi oli tarkka, mutta inhimillinen
Harri Puolitaival on ollut mukana lukuisissa sekä viranomaisten että asiakkaiden tekemissä arvioinneissa.
”Olen nähnyt sekä hyvin että huonosti tehtyjä auditointeja. Inton auditointi oli erittäin laadukas, asiallinen ja asiantunteva. Auditoija kävi asiat tarkasti läpi. Viestintä oli selkeää ja jämäkkää, ja samalla auditointia oli inhimillisesti mukava tehdä.”
Suuria yllätyksiä ei tullut vastaan ja yhteistyö Inton kanssa oli saumatonta. Toimitusjohtajaa yllätti positiivisesti lähinnä se, että työ onnistui ylipäätään tässä aikataulussa.
Arjen toiminta ratkaisee
Sertifikaatin saaminen on vasta alku. Puolitaival muistuttaa, että hallintajärjestelmän todellinen koetinkivi on se, miten kaikki rullaa arjessa.
“Nyt olemme jo nähneet, miten järjestelmää pyöritetään arjessa niin, ettei se tuo ylimääräistä työkuormaa, vaan pikemminkin vähentää sitä. Kun palaverissa sovitaan vaikkapa käyttöoikeuksista, kirjaan sen saman tien järjestelmään.”
Oma Kirjuri-alusta on tässäkin avainasemassa. Kirjaaminen on mutkatonta ja asiat dokumentoidaan saman tien sen sijaan, että niitä muisteltaisiin jälkikäteen tai todisteita kerättäisiin kiireellä juuri ennen auditointia.
Tietoturvakoulutus kuuluu yhtiössä jokaisen uuden työntekijän perehdytykseen, jossa mukana ovat testit ja kuittaus sitoumisesta yhteiseen tapaan toimia. Jos työntekijä ei muista, mitä jokin asia edellyttää, hän voi kysyä sitä tekoälyltä, joka vastaa yhtiön oman dokumentaation pohjalta.
Kirjurin asiakkaat ovat huomanneet myönnetyn ISO 27001 -sertifikaatin ja antaneet hyvää palautetta.
Hyvä laatu kannattaa osoittaa
Puolitaival kannustaa alan toimijoita katsomaan sääntelyä myös mahdollisuutena.
”Sääntely nähdään turhan usein uhkana tai jarruna. Yhteismitallinen laatu hyödyttää kuitenkin aina myös loppuasiakasta. Jos teet hyvää laatua, se kannattaa aina myös osoittaa”, toteaa Puolitaival.
Kirjuri – Floness Oy
Toimiala: taloushallinnon tietopalvelut ja ohjelmistot
Perustettu: Kirjurituote Oy (1999), liittyi Flonessiin vuonna 2025.
Sertifikaatti: ISO/IEC 27001
Verkkosivut: kirjuri.fi